ムダな会議を撲滅するには?~事業発展を実現する改善へのヒント①~

1年で約443時間が会議の時間!

ある調査によると、会議やミーティングが全体業務に占める割合は、およそ15.4%にも上るそうです。1日8時間勤務だとすると、その内の1.2時間程度。1か月で約36時間、1年で約443時間も費やしていることになります。この膨大な時間が事業発展の役に立っていれば何の問題もありません。しかし、実際にはムダな会議やミーティングも多いのが実情です。

「ディスカッション」と「ダイアログ」。2種類の会議が必要

ところで、会議やミーティングには2種類あるのをご存知でしょうか?この2種類を上手に使い分けないと、物事はスムーズに進まず、結果として事業の進捗にも悪影響を与えてしまいます。それは、「歩く」という動作に近いかもしれません。右足を出したら、次に左足を出して、歩きます。片方の足を続けて出して歩こうとすれば、とてもぎこちない様になり、歩きにくくて仕方ありません(笑)。

話がそれましたが、会議やミーティングは「ディスカッション(議論)」と「ダイアログ(対話)」に2種類に分けられます。「ディスカッション(議論)」は「収束」させるために、「ダイアログ(対話)」は「発散」させるために、それぞれ必要です。一般的な流れを図で表してみました。

ファシリテーションの考え方で会議の進め方を改善

上記の図において、赤色(「目的・目標設定」「課題分析」「企画決定」)が「ディスカッション(議論)」にあたり、青色(「課題研究」「企画立案」)が「ダイアログ(対話)」となります。この赤色部分で「ダイアログ(対話)」形式の会議やミーティングを行ってしまうと、一向に収拾がつかず、このときの時間を浪費してしまうどころか、それまでに築き上げてきたものを壊してしまう恐れもあります。決めるべきところではしっかりと方向性を定めるように、「収束」できる「ディスカッション(議論)」をしなければなりません。逆に、「課題研究」や「企画立案」では、積極的な「ダイアログ(対話)」で思いもよらないアイデアが生まれることもあります。また、参加しているメンバーに発言や提案の機会を与えることで、モチベーションのアップにつながります。すべての会議やミーティングが「収束」型のいわゆるトップダウンでは、メンバーのやる気を起こさせることは難しいでしょう。

ファシリテーターは、この「ディスカッション(議論)」と「ダイアログ(対話)」を巧みに使い分け、効率的に事業発展への推進力を最大化していくのです。ファシリテーションの考え方で、今の会議やミーティングの進め方を見直してみてください。「目的・目標設定」から「企画決定」まで大幅に短縮できます。そうなると、帰宅できる時間が早くなり、家族との時間も増えそうですね。

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