ブレストは、自由に話すだけではうまくいかない
会議で新しいアイデアを出したい時、「では、ブレストしましょう」と言うことがあります。
ブレストとは、正式にはブレーンストーミングと呼ばれるアイデア発想法です。複数人で自由に意見を出し合い、一人では思いつかない発想を引き出すために使われます。
ただし、ブレストは単に集まって自由に話せばよい、というものではありません。むしろ、ルールや進め方を決めずに始めると、声の大きい人の意見に引っ張られたり、すぐに否定が入ったり、結局いつもの結論に戻ってしまうことがあります。
ブレストをうまく進めるには、自由な場をつくることと、最後に整理することを分けて考える必要があります。
最初に、テーマとゴールを共有する
ブレストで最初に行うべきことは、テーマとゴールの共有です。
何についてアイデアを出すのか。なぜそのアイデアが必要なのか。会議が終わった時に、どのような状態になっていればよいのか。ここが曖昧なまま始めると、出てくる意見もバラバラになります。
たとえば、「売上を上げるアイデアを出してください」だけでは範囲が広すぎます。新規顧客を増やしたいのか、既存顧客の購入頻度を上げたいのか、客単価を上げたいのかで、考えるべきアイデアは変わります。
ブレストは自由でよいのですが、何でもありではありません。目的のない自由は、会議を散らかすだけになることがあります。
ブレストの4つの基本ルール
ブレストには、よく知られている基本ルールがあります。実務で使うなら、次の4つを押さえておけば十分です。
• 批判しない
• 思いついたら出す
• 質より量を重視する
• 他の意見と組み合わせる
一つ目は、批判しないことです。アイデアを出す段階で「それは無理」「前にもやった」「予算がない」と言われると、参加者は発言しにくくなります。実現性の確認は、後の議論で行えばよいのです。
二つ目は、思いついたら出すことです。完成度の高い意見だけを求めると、発言のハードルが上がります。まだ粗い意見、少し変わった意見、実現できるか分からない意見も、ブレストの段階では大切です。
三つ目は、質より量です。最初から良いアイデアを一つ出そうとすると、場が重くなります。まずは量を出し、その中から後で選びます。
四つ目は、組み合わせることです。誰かの意見をきっかけに、別の人が少し変える。二つのアイデアを合わせる。そうすることで、一人では出せなかった発想に近づきます。
アイデア出しと評価を分ける
ブレストで特に重要なのは、アイデアを出す時間と、評価する時間を分けることです。
アイデアを出している最中に評価を始めると、場は一気に議論モードになります。そうなると、参加者は「正しいことを言わなければならない」と感じ、自由な発想が出にくくなります。
前回のコラムでも、対話と議論の使い分けについて触れました。ブレストは、基本的には対話の時間です。まずは広げる。決めるのは、その後です。
もちろん、最終的にはアイデアを絞り込む必要があります。しかし、それはブレストの後半、または別の会議として行う方が安全です。発散と収束を混ぜないことが、ブレストを成果につなげるポイントです。
ポストイットやホワイトボードを使う
ブレストでは、出た意見を目に見える形で残すことも大切です。
口頭だけで進めると、よい意見が出ても流れてしまいます。また、発言の多い人の意見だけが印象に残り、発言の少ない人の意見が見えにくくなることもあります。
そこで、ポストイットやホワイトボード、オンラインであれば共有ボードなどを使います。一つのアイデアを一つのカードとして書き出し、後から動かせるようにしておくと、整理がしやすくなります。
最初は分類しすぎないことも大切です。出てきたアイデアをすぐにきれいに整理しようとすると、発想が止まることがあります。まずは出す。出し切った後で、似ているものをまとめる。この順番がよいです。
最後は、分類して次につなげる
ブレストは、アイデアを出して終わりではありません。最後に、出たアイデアを分類し、次につなげる必要があります。
似ている意見をまとめる。すぐにできそうなものと、時間がかかるものに分ける。効果が大きそうなもの、コストが小さいもの、顧客にとって価値がありそうなものなど、判断基準を置いて整理します。
ここからは、発散ではなく収束の時間です。必要に応じてロジックツリーやマトリックスを使い、考えを整理していきます。
ファシリテーターの役割
ブレストでは、進行役の役割がとても重要です。
進行役は、自分の意見を押し通す人ではありません。参加者が安心して意見を出せるように場を整え、批判が入りそうな時には止め、発言が偏っている時には別の人にも機会をつくります。
また、時間配分も大切です。いつまでもアイデアを出し続けるのではなく、一定の時間で区切り、最後に整理の時間を確保します。
ブレストは自由な場ですが、放任ではありません。自由に発想できるように、あらかじめ場を設計する。ここにファシリテーションの考え方があります。
ブレストを成果につなげるために
ブレストをうまく進めるには、特別な道具や難しい理論が必要なわけではありません。
テーマとゴールを明確にする。批判しない。まずは量を出す。出た意見を見える化する。最後に分類して、次の行動につなげる。
この基本を守るだけで、ブレストはかなり変わります。
会議は、ただ話すための場ではありません。考えを広げ、可能性を見つけ、次の一歩につなげる場です。ブレストは、そのための有効な方法の一つです。
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その際に大切にしているのは、単に意見を出すことではなく、出た意見を整理し、実行できる形にしていくことです。
ブレストは、うまく使えば組織の中にある知恵を引き出すことができます。ただし、そのためには場づくりと進め方が必要です。自由に話せる場をつくり、その後で整理して次につなげる。そこまで設計してこそ、ブレストは成果につながると考えています。
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