うまく進まない理由は、話し合いの種類を混同しているから
プロジェクトミーティングがうまく進まない。会議ではたくさん話したのに、結局何も決まっていない。逆に、もっと自由に意見を出したかったのに、早々に結論を求められてしまう。
こうしたことは、どの会社でもよく起こります。原因はいくつかありますが、大きな理由の一つは、会議の中で行うべき話し合いの種類を混同していることです。
会議には、アイデアを広げるための話し合いと、結論を決めるための話し合いがあります。これを同じように進めてしまうと、会議はうまく機能しません。
話し合いには、「対話」と「議論」がある
私たちは会議のことをまとめて「ディスカッション」と呼びがちです。しかし、話し合いには大きく分けて二つの形式があります。
• ダイアログ（対話）：結論を急がず、意見やアイデアを広げる話し合い
• ディスカッション（議論）：出された意見を整理し、結論や方向性を決める話し合い
対話は、テーマを広げるために使います。まだ答えが見えていない時、課題を探る時、新しいアイデアを出す時には対話が必要です。
一方、議論は、テーマを収束させるために使います。目的を決める、課題を分析する、複数案から選ぶ、次に何をするか決める時には議論が必要です。
どちらが良い悪いではありません。大切なのは、いま行っている会議が、対話の時間なのか、議論の時間なのかを明確にすることです。
対話は広げる、議論は決める
対話の場でいきなり結論を求めると、参加者は自由に意見を出しにくくなります。まだ形になっていないアイデアや、少し変わった意見が出にくくなり、結果としていつもの無難な案に落ち着いてしまいます。
反対に、議論の場でいつまでも自由に意見を出し続けると、会議はまとまりません。時間だけが過ぎ、最後に「では、次回までに考えておきましょう」となってしまいます。
会議を進める側は、参加者に対して、いまは意見を広げる時間なのか、決める時間なのかを示す必要があります。これだけでも、会議の進み方は大きく変わります。
プロジェクトミーティングは、プロセスで設計する
プロジェクトミーティングでは、対話と議論を次のように使い分けると考えやすくなります。
• 目的・目標設定：議論
• 課題の探究：対話
• 課題分析：議論
• 企画立案：対話
• 企画決定：議論
最初に目的や目標を決める時は、方向性を定める必要があるため議論が向いています。次に、課題を探る場面では、結論を急がずに参加者の考えを出す対話が必要です。
その後、出てきた課題を整理・分析する時には議論に戻ります。企画立案では、再び対話によって発想を広げます。そして最後に、企画を決める時には議論によって選択します。
つまり、よい会議とは、最初から最後まで同じ進め方をする会議ではありません。場面に応じて、対話と議論を切り替えながら進める会議です。
会議開始時の5分で、会議の質は変わる
会議を始める時に、最初の5分で確認しておきたいことがあります。
• 今日の会議は、対話なのか、議論なのか
• 会議のゴールは何か
• 終了時に何が決まっていればよいのか
これを参加者全員が見えるところに書き出しておくと、会議の方向性が共有されます。オンライン会議であれば、画面共有やチャットに書いておくだけでも効果があります。
たとえば、アイデア会議であれば「今日は結論を出す場ではなく、できるだけ多くの案を出す場です」と伝えます。何かを決める会議であれば「今日は複数案の中から一つを選び、次のアクションまで決めます」と伝えます。
この最初の確認がないまま始めると、参加者ごとに会議への期待がずれます。ある人は自由に意見を出すつもりで参加し、別の人は結論を出すつもりで参加する。そのずれが、会議の停滞につながります。
議論では、声の大きい人だけで決めない
議論の場では、結論を決める必要があります。ただし、注意しなければならないのは、声の大きい人や立場の強い人の意見だけで決めてしまうことです。
複数のアイデアから選ぶ時には、判断基準を先に置くことが大切です。たとえば、与件との整合性、新規性、実現可能性、コスト、効果などです。
このような基準で採点すると、単に「面白そう」「やりやすそう」ではなく、なぜその案を選ぶのかを説明しやすくなります。会議の参加者も、結果に納得しやすくなります。
終了5分前には、NEXT STEPを決める
会議は、話し合って終わりではありません。最後に必ず、次に何をするのかを決める必要があります。
• 誰が何をするのか
• いつまでに行うのか
• 次回の確認日はいつか
• 決定事項と宿題を誰が共有するのか
会議の終了5分前には、議論を終えてNEXT STEPを確認します。決定事項と次回までにやることは、できれば24時間以内に共有します。時間が経つほど、参加者の記憶は曖昧になります。
議事録といっても、長い文章である必要はありません。決定事項、未決事項、担当者、期限が分かれば十分です。大切なのは、会議の後にプロジェクトが前に進む状態を作ることです。
会議を変えることは、プロジェクトを変えること
プロジェクトがうまく進まない時、計画やメンバーだけに問題があるとは限りません。会議の進め方が、プロジェクトの停滞を生んでいることもあります。
対話が必要な場面で議論をしていないか。議論が必要な場面で対話を続けていないか。会議のゴールは共有されているか。最後にNEXT STEPまで決めているか。
こうした基本を整えるだけで、会議はかなり変わります。そして会議が変わると、プロジェクトの進み方も変わります。
アイズでは、事業計画づくり、補助金申請支援、マーケティング施策、プロジェクト推進など、さまざまな場面で会議や打ち合わせに関わっています。
その中で大切にしているのは、単に意見を出すことではなく、目的に合わせて話し合いの場を設計することです。参加者の考えを引き出し、必要な情報を整理し、決めるべきことを決め、次の行動につなげる。
会議は、ただ集まって話す時間ではありません。プロジェクトを前に進めるための場です。対話と議論を使い分けることで、その場はより有効に機能するようになります。
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